Tworzenie wartości poprzez skuteczne partnerstwo biznesowe w obszarze HR

Nieprzewidywalne czasy notorycznie powodują pośredni i niespodziewany spadek w różnych branżach. Niedawny atak wirusa Covid-19 uzupełnia listę kolejnej klasycznej anegdoty. Niewątpliwie bezprecedensowy wpływ tej blokady spowodował istnienie licznych zagrożeń związanych z biznesem i niektórymi sektorami przemysłu, a sposoby przeciwdziałania im są jeszcze opracowywane i przetwarzane przez firmy. Mając to wszystko na uwadze, Dział HR położył największy nacisk na bezpieczeństwo i ochronę pracowników.

Podczas gdy firmy zastanawiają się, jak zmniejszyć ryzyko i zminimalizować straty, zespół HR jest główną ręką prawie wszystkich sektorów, od których oczekuje się, że zawsze będzie pod kontrolą, szczególnie w tych trudniejszych czasach. Według MFW szacunki wzrostu światowego PKB zostały obniżone z wcześniej przewidywanych 3.3% do 3.0% w ciągu zaledwie kwartału. Zakończona niedawno ankieta zawierająca opinie ponad 100 szefów działów HR w dużym stopniu przedstawiła perspektywy HR.

Chociaż 72% przedstawicieli przyznało, że skutki będą odczuwalne po upływie sześciu miesięcy, ponad 70% uważa, że ​​największym problemem związanym z kontynuacją pracy zdalnej jest spadek produktywności. Aby poradzić sobie z obecną sytuacją, 70 procent organizacji przechodzi obecnie na metody wirtualne. Nie można zaprzeczyć, że odsetek organizacji, które były dobrze przygotowane do poradzenia sobie z tym nieznanym kryzysem, jest niepokojąco niski.

Stojąc twarzą w twarz z faktami, „praca z domu” to kultura nie całkiem obca wielu firmom w Indiach, a także za granicą. W ciągu ostatniej dekady wiele firm i rekruterów HR oferowało stanowiska pracy, które ludzie z łatwością mogli podjąć, a które można wykonywać w zaciszu własnego domu, w elastycznych godzinach pracy, szczególnie w przypadku kobiet, które chcą zachować określoną pracę w domu równowagę w życiu i mieć rodziny, którymi trzeba się zająć.

Praca w niepełnym wymiarze godzin lub praca w domu jest od dziesięcioleci osadzona w DNA amerykańskiej kultury pracy. Obecna sytuacja związana z Covid-19 najwyraźniej była w pewnym stopniu siłą napędową do wypełnienia luki między kulturami pracy zdalnej w Indiach i na Zachodzie.

Powiedziawszy to, kilka praktycznych środków mających na celu utrzymanie optymalnego poziomu produktywności i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, które zespół HR podjął jako partner biznesowy w TTC, to:

Bądź Agile, nadążaj za trendami technologicznymi

W TTC pracujemy nad cyfryzacją funkcji i procesów organizacyjnych. Od niemal dwóch lat stawiamy na częściową i pełną automatyzację różnych procedur. Z sukcesem stworzyliśmy i wdrożyliśmy różne moduły online w naszym wewnętrznym systemie ERP do wspierania różnych funkcji HR i operacji, koncentrując się na minimalizacji wysiłku ręcznego lub, jak to się mówi, potrzeby fizycznej obecności.

Dział HR ściśle współpracuje z wewnętrznym, konkurencyjnym zespołem wsparcia IT w celu oceny nowych trendów technologicznych, które można zastosować w celu wzmocnienia infrastruktury IT. Udało nam się stworzyć zawsze gotowy system zapewniający użytkownikom nieprzerwany, bezpieczny dostęp i terminową pomoc zdalną.

Wszystkie prace związane z komunikacją, w tym spotkania zespołu, delegowanie pracy, nadzór nad pracą, spotkania przeglądowe i końcowe zgłoszenia prac, zostały w pełni przeniesione na platformy internetowe od chwili rzucenia kapelusza. Nasza próba przejścia na tryb online została dobrze wsparta przez wiele usług cyfrowych, platformę G-Suite i aplikacje. Teraz bardziej niż kiedykolwiek spotkania Google Hangout Meets z powodzeniem zastąpiły spotkania twarzą w twarz wszystkich pracowników i zespołów. Wprowadzenie takich platform pracownikom pomogło organizacji wykorzystać najlepsze technologie i możliwości współpracy, zapewniając sprawny personel.

Rezultatem jest sytuacja, w której wygrywają obie strony, a łączność pracowników i harmonia w organizacji są na tym samym poziomie, co w czasach sprzed pandemii. Wraz z upływem czasu obserwujemy także tendencję wzrostową wskaźników wydajności i wykorzystania zasobów.

Działaj proaktywnie, w przeciwnym razie pracuj z tym, co masz

Kryzys może, ale nie musi, wiązać się z dzwonkami i gwizdkami. W odpowiedzi na powszechne wyzwania wiele firm koncentruje się na zarządzaniu zdalnym personelem, zapewnianiu spójności pracy i kontroli pracy poprzez ustrukturyzowany przydział pracy i protokół komunikacyjny. Obowiązkiem decydentów jest dążenie do ciągłego doskonalenia, dawanie przykładu i zmiany na dobre.

Istniejący system będzie okresowo oceniany pod kątem stabilności i funkcjonowania na pożądanym poziomie w sytuacjach awaryjnych. Jednak gdy nadejdzie kryzys, może to nie być odpowiedni moment na wywrócenie do góry nogami istniejącej konfiguracji funkcjonalnej. Nie ma już nadziei, że nagłe, impulsywne zmiany pozwolą na uruchomienie wszystkich poprzednich systemów i procesów bez przestojów.

Firma TTC wyprzedziła konkurencję, włączając i wdrażając różne platformy internetowe wspierające pracę zdalną z domu na długo przed trwającym kryzysem związanym z Covid-19, który dotknął pracowników na całym świecie. Mogliśmy wykorzystać usługi w chmurze, ponieważ zrobiliśmy podstawowe narzędzia, systemy i konfiguracje, aby bezpiecznie obsługiwać pocztę e-mail, dokumenty, dane i większość procesów organizacyjnych w sposób cyfrowy i zdalny. Solidna i stabilna konfiguracja pracy zdalnej dla całej organizacji jest wynikiem ciągłych iteracji prowadzących do sukcesu.

Rozwijaj swoje nastawienie na produktywność dzięki otwartemu umysłowi

Odtąd szczególną wagę przywiązano do utrzymania produktywności w kontekście pracy zdalnej, budowania opcji zarządzania kosztami i optymalizacji siły roboczej w krótkim okresie. Nierealistyczne jest założenie, że od pierwszego dnia pracy zdalnej uda nam się utrzymać poziom produktywności sprzed pandemii.

Zamiast tego skupienie się na zapewnieniu wszystkim bezpieczeństwa i zdrowia przy jednoczesnym utrzymaniu optymalnego poziomu produktywności jest stosunkowo mądrzejszym oczekiwaniem. W miarę przyzwyczajania się do nowej normalności kluczowe wskaźniki wydajności będą się zwiększać z czasem. Pomogło nam to w TTC pracować z pozytywnym i otwartym umysłem, aby stale podnosić poprzeczkę i zapewniać naszym klientom najlepsze i wysokiej jakości usługi, podczas gdy wszyscy pracownicy pracowali w komfortowych i bezpiecznych warunkach ich domu. Zapewnienie dobrego samopoczucia pracowników ma kluczowe znaczenie dla trwałej pracy zdalnej i zdrowego zaangażowania w dłuższej perspektywie.

Odśwież swoje działania związane z zaangażowaniem pracowników

Podstawowa wartość skutecznego HR w każdej organizacji opiera się na założeniu, że ludzie są nieocenionym zasobem organizacji. W sposób widoczny, bardziej niż kiedykolwiek, oprócz organizowania formalnych spotkań za pośrednictwem Google Meet, Microsoft Teams, Zoom itp., równie ważne jest organizowanie nieformalnych spotkań w Google Hangouts – rozmów konferencyjnych wideo lub audio, takich jak zwykła „przerwa na chai”. 

Blokada spowodowała, że ​​zróżnicowana siła robocza została ograniczona do zamkniętych przestrzeni. Chociaż dla wielu z nich był to dom, w którym można było odpocząć od monotonii wynikającej z ograniczonych przestrzeni, sesje doradcze online i sesje relaksacyjne stały się potrzebą chwili, aby zapewnić pracownikom dobre samopoczucie emocjonalne. W zmieniających się czasach istotnym elementem kultury pracy jest angażowanie pracowników w różne działania mające na celu przełamanie monotonii i wniesienie świeżości do personelu.

Pracownicy, będący sercem organizacji – ich dobre samopoczucie emocjonalne, fizyczne i psychiczne są w tych czasach sprawą najwyższej wagi dla działu HR. Działy HR z różnych branż wpadły na nowatorskie pomysły na zaangażowanie i motywację pracowników, takie jak medytacja online, zajęcia jogi, poradnictwo fizjologiczne poświęcone godzinom „pracy z domu” dla pracowników i lekarzy na wezwanie.

W podobny sposób zorganizowaliśmy w TTC różne zajęcia dla naszych pracowników, w tym „Wirtualną ceremonię wręczenia nagród i uznania”, „Konkurs IP Quiz” i „Wieczór muzyczny” z występami na żywo lokalnych talentów w zakresie śpiewu solowego , Duety, Kategoria Instrumentalna i Otwarta Poezja Mike'a. Rzeczywiście, entuzjazm uczestników i publiczności uzupełnił poziom energii po brzegi.

Stosuj zasady spójnie i sprawiedliwie w całej organizacji

Wiele stanów zwraca się do pracodawców o umożliwienie i rozszerzenie telepracy w jak największym stopniu, a w niektórych przypadkach zaleca przedsiębiorstwom wypłacanie pełnego wynagrodzenia przy zachowaniu istniejącej liczby pracowników.

Organizacja włączająca zawsze pamięta, że ​​polityka telepracy nie może mieć negatywnego lub odmiennego wpływu na jakąkolwiek grupę pracowników, niezależnie od tego, czy jest ona chroniona prawnie, czy nie. Polityka powinna być jednolita niezależnie od poziomu, grupy roboczej, pochodzenia etnicznego, płci itp. i nie będzie uwzględniać żadnego zakresu dyskryminacji, chyba że przysługują przywileje zgodnie z prawem. Jest to postępowanie słuszne z etycznego punktu widzenia. Ważnym produktem ubocznym byłoby drastyczne wyeliminowanie narażenia organizacji na roszczenia dotyczące dyskryminacji. W TTC wierzymy w kompleksowe podejście do równości, dzięki któremu nasze miejsce pracy jest sprawiedliwe, a nasi pracownicy stanowią siłę, z którą należy się liczyć.

Poznaj ścieżki wzrostu

Chociaż sporo MŚP ma trudności z utrzymaniem istniejącej siły roboczej, nawet w czasach takich jak obecne, wyznaczamy ścieżki rozwoju dla naszych pracowników. Współpracujemy z niektórymi czołowymi uczelniami w północnych Indiach, aby rozszerzyć staże letnie dla studentów, którzy stracili możliwości gdzie indziej z powodu kryzysu związanego z Covid-19.

Nasz program T&D rozwija się w szybszym tempie dzięki kilku nowym dodatkom. Jedynym odstępstwem było to, że sale konferencyjne zostały zastąpione sesjami szkoleniowymi online. Przeprowadziliśmy sporo szkoleń, aby nasi pracownicy zaznajomili się ze wszystkimi narzędziami niezbędnymi do wykonywania swoich zadań. Zidentyfikowaliśmy także kilka dodatkowych sesji szkoleniowych dla naszych kobiet, które mogą wykorzystać ich potencjał twórczy, pomóc im w podnoszeniu kwalifikacji i poprawiać efektywność pracy. To z kolei pomogłoby naszym pracownicom w dłuższej perspektywie wspinać się po szczeblach kariery.

Te czasy testów są wzbogacającą okazją, gdy organizacja i jej ludzie spotykają się, dzielą się empatią, uczą się i wspólnie odnoszą sukcesy. W TTC wierzymy w dobro pracowników w równym stopniu, jak w jakość produktów dostarczanych naszym klientom.

TTC, będąca wiodącą organizacją w branży własności intelektualnej i obsługującą innowatorów na całym świecie, w płynny sposób wdrożyła pracę wywodzącą się z rodzimej kultury, co było korzystne nie tylko dla naszej firmy, ale także dla naszych pracowników. Przeprowadzona niedawno wewnętrzna ankieta wśród pracowników potwierdziła, że ​​pracownicy pozytywnie reagują na wysiłki działu HR i elastyczność oferowaną przez Work from Home, nie tylko utrzymując, ale i przewyższając wcześniej ustalone standardy pracy.

Zasadniczo zwiększenie produktywności i wydajności siły roboczej zawsze byłoby na szczycie listy życzeń każdej organizacji. Zdecydowanie zalecamy działowi HR, aby kładł równy nacisk na pielęgnowanie kultury organizacyjnej. Prawdziwa propozycja wartości nie polega wyłącznie na zarządzaniu kosztami, ale także na lepszym podejmowaniu decyzji. Nie tylko idź na skróty, spróbuj rozejrzeć się za rogiem. Jak mówią, równowaga jest kluczem do utrzymania i sukcesu.